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企业应制定订单交期保证办法，用以规范订单交期管理、确保供应商按时交货。
订单交期保证办法
第1章 总则
第1条 目的
为加强交期管理，确保供应商按时交货，确保企业的生产经营活动顺利进行，特制定本办法。
第2条 适用范围
本企业采购物资交期管理工作，除另有规定外，均依本办法执行。
第3条 相关定义
采购交期是指从采购订货之日开始到供应商送货到库之日为止之间的时间，交期由以下六项前置时间所构成。
1.行政作业前置时间，指采购部与供应商共同为完成采购行为所必须进行的文书及准备工作。
2.原料采购前置时间，指供应商为了完成客户订单而向其供应商采购必要的原材料这一过程所花费的时间。
3.生产制造前置时间，指供应商内部的生产线制造出订单上所订物资的生产时间。
4.运送前置时间，指当订单物资生产完成后，将物资从供应商的生产地送到客户指定交货点所花费的时间。
5.验收检验前置时间，指卸货与检查物资种类、数量、质量等过程所花费的时间。
6.其他零星前置时间，包括不可预计的外部或内部因素所造成的延误以及供应商预留的缓冲时间。
第4条 交期管理责任人
采购专员在采购经理的指导下负责采购交期管理工作，确保按时收货。
第2章 合理确定交货期限
第5条 拟定交期范围
采购专员根据企业生产计划、销售订单、库存数据等资料进行综合分析，初步确定采购订单交期范围。
第6条 预估订单交期
1.采购专员需了解供应商生产设备利用率，并请供应商提供其生产进度计划及交货计划，据此估算供应商执行采购订单所需的时间。
2.采购物资的运输有供应商送货和企业自运两种方式。采购专员应根据不同运输主体对运输时间加以控制。
(1)供应商送货情况下，采购专员不需单独控制运输时间。
(2)企业自运情况下，采购专员需要根据物资数量及性质、路途的远近、交通条件等因素，选择合适的运输方式、合理的运输线路，以节省运输费用和运输时间。
第7条 规范交期条款
1.采购专员根据企业、供应商双方因素提出合理的交货期限。
2.采购专员应将订单交期上报采购经理审批。采购经理审批订单交期时应征询仓储部、生产部以及销售部经理的意见。
3.采购专员在进行采购谈判时，应在明确交货期限的基础上同供应商达成对交期违约责任的共识，并形成合同条款，在采购合同中予以明确。
第3章 采购执行进度控制
第8条 采购进度控制点
1.采购专员应至少设定以下三个采购进度控制点。
(1)询价谈判过程。
(2)订购执行过程。
(3)采购交货过程。
2.采购专员要重点监控这三个进度控制点，以确保供应商正常交货。
第9条 订单跟踪控制
1.采购专员需控制询价谈判时间，确保以最快的时间完成询价谈判。
2.采购专员应跟踪了解供应商生产过程，并协调相关材料、模具、技术支援的供应工作。采购专员需加强交货前的催货工作，了解掌握供应商生产效率及进度状况。
(1)如遇交期及数量变更，采购专员需及时联络与通知供应商。
(2)为了避免不必要的损失，企业应尽量避免规格变更。
3.采购专员应跟踪管理供应商交货以及交货后物资使用、财务部付款事宜。
(1)采购专员应组织相关质量管理人员或仓库验收人员开展验收工作。采购专员应监督验收人员严格遵照《物资验收管理规定》执行验收工作。
(2)采购专员根据付款条款要求，在规定的时间申请付款。
第10条 记录采购进度
1.采购专员填写企业“采购进度控制表”，记录采购进度。
2.采购专员还应将三个重要控制点花费时间、完成事项等进行记录，作为以后工作的借鉴。采购专员可自制如下表格，记录工作内容。
采购进度控制点工作事项说明表
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进度控制点 |
花费时间 |
完成事项 |
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询价谈判 |
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订购执行 |
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采购交货 |
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第11条 应急处理准备
1.为确保不影响企业正常生产经营活动，企业应制定《采购交期异常应急预案》。
2.采购部及相关部门应采取以下措施应急处理交期延迟问题。
（1）采购部、技术管理部应收集、查找替代品。
（2）采购部应设立供应商信息资料库，确保及时寻找到可用的供应商资料。
（3）仓储部应保有安全库存。
第4章 交期不符处理
第12条 交期延迟管理
1.采购专员需对交期延迟的原因进行分析并研拟对策，确保不再发生同样的问题。
2.交期延迟的原因分析与处理办法如下表所示。
交期延迟的原因分析与处理办法
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责任方 |
延迟原因 |
处理办法 |
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供应商 |
◆ 接单量超过能力范围 ◆ 技术、工艺能力不足 ◆ 对时间估计错误 ◆ 品质管理不当 ◆ 经营者的顾客服务理念不佳 ◆ 欠缺交期管理能力 |
◇ 及时催货 ◇ 要求供应商根据合同条款承担违约责任 |
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企业 |
采购部 |
◆ 供应商选择错误 ◆ 业务手续不完备或耽误 ◆ 价格决定不合理或勉强 ◆ 下单量超过供应商的产能 ◆ 更换供应商 ◆ 付款条件过于严苛 |
◇ 加强采购相关人员的交期意识 ◇ 通过培训提高采购人员的业务素质 |
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其他部门 |
◆ 请购前置时间不足 ◆ 技术资料不齐备 ◆ 设计变更或标准调整 ◆ 订货数量太少 ◆ 供应商品质辅导不足 ◆ 点收、检验等工作延误 ◆ 未按合同付款 |
◇ 严格规范作业程序，优化作业流程 |
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沟通不良 |
◆ 未能掌握一方或双方的产能变化 ◆ 指示、联络不确实 ◆ 技术资料交接不充分 ◆ 品质标准沟通不一致 ◆ 单方面确定交期，缺少沟通 ◆ 合作次数少、欠缺磨合，导致难以准确理解对方的意向，使合作过程出现偏差 |
◇ 加强与供应商的沟通 ◇ 建立完善、畅通的沟通机制 |
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不可抗力 |
◆ 自然灾害、经济因素、国家政策、法律因素等 |
◇ 会同供应商及时处理，减少损失 |
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第13条 交期提前管理
1.交期提前太多对采购企业的影响主要有以下三点。
(1)导致库存成本增加。
(2)导致流动资金周转率下降。
(3)导致库存囤积、空间不足。
2.交期提前太多会对企业造成不良影响，企业应按照以下规范处理这一问题。
(1)企业对单位价值高而数量少的物资允许提前交货 日、单位价值较低但数量较多的物资允许提前交货 日，对单位价值较低且数量较少的物资不允许提前交货。
(2)本年度提前交货 次以上的供应商不得提前交货。采购专员应与供应商随时沟通，确定交货时间。
第14条 供应商考核
1.企业应将交期的考核列为供应商考核的重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。
2.采购部需根据供应商考核结果与配合度，对供应商进行相应的奖惩。
(1)更换、淘汰交期不佳的供应商，或减少其订单。
(2)对优良供应商予以适当的回馈，或建立长期合作伙伴关系。
第15条 企业内部改善
1.因企业内部原因导致交期延迟的，企业追究经办人责任。
2.企业应加强相关工作的流程管理，以规范相关人员作业，提高作业效率。
第5章 附则
第16条 本办法由采购部制定，解释权归采购部所有。
第17条 本办法经总经理审批后生效，修改、废止时亦同。
1 采购进度控制表
编号： 日期： 年 月 日
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请购单号 |
请购部门 |
请购日期 |
物资名称 |
供应商 |
订购 |
需要日期 |
交货期 |
付款条件 |
付款情况 |
交货记录 |
备注 |
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日期 |
数量 |
单价 |
金额 |
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经办人： 审核人：
2 交期变更联络单
日期： 年 月 日
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物资编号 |
请购单编号 |
品名 |
规格 |
请购量 |
原需要日 |
预到日 |
急要日 |
采购部答复 |
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经办人： 主管：
3 供应商交期计划表
使用单位： 第 副本 月 日至 月 日
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名称 |
库存量 |
单价 |
库存 价值 |
估计 日销量 |
可销 售日数 |
经济 产量 |
每日 产量 |
日 数 |
预定生产日程 |
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始 |
至 |
日数 |
产量 |
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合计 |
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4 供应商交期变更单
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订单号码 |
接单日期 |
名称 |
规格 |
生产数量 |
原定交货期 |
变更交货期 |
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变更原因 |
□ 船期 月/日 □ 人员不足 □ 信用证（L/C） □ 制造异常 □ 原物料延误 □ 机械故障 |
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5 采购交货延迟检讨表
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采购订单号 |
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请购部门 |
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采购专员 |
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品 名 |
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规格 |
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原定采购交期 |
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原定采购数量 |
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事由 |
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延迟天数 |
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供应商 |
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未交量 |
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说明（含保证事项） |
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最终完成情况 |
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请购部门意见 |
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6 供应商交期延误一览表
编号： 日期： 年 月 日
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订单号 |
品名 |
延误数量 |
原因 |
补救措施 |
预定交货期 |
责任单位 |
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部门主管： 单位主管： 填表人：
7 供应商交货状况分析表
日期： 年 月 日
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供应商编号 |
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供应商简称 |
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所属行业 |
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总交货批次 |
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总交货数量 |
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合格率 |
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合格批数 |
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特采批数 |
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退货批数 |
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检验 单号 |
交货 日期 |
物资 编号 |
名称 |
规格 |
交货量 |
计数 分析 |
计量分析 |
特检 |
最后 判定 |
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制表人：
